Vedtægter for Holme-Olstrup’s Kulturelle Støtteforening (HOKS)
§1: Navn og Hjemsted
Stk. 1: Foreningens navn er Holme-Olstrup’s Kulturelle Støtteforening, forkortet HOKS.
Stk. 2: Foreningen er en ikke erhvervsdrivende forening. Den har hjemsted på Formandens adresse, som skal være hjemmehørende i Næstved Kommune.
§2: Formål
Stk. 1: Foreningens primære formål er via sociale og fællesskabsgivende aktiviteter at indsamle økonomiske midler til brug for bevarelse af Holme-Olstrup’s Kultur- og Forsamlingshus.
§3: Medlemskab
Stk. 1: Enhver person kan optages som medlem af foreningen. Medlemskab er personligt.
Stk. 2: Foreninger, organisation og erhvervsvirksomheder kan optages som medlem af foreningen, dog uden stemmeret.
Stk. 3: Medlemskab følger kalenderåret, og udløber automatisk ved udgang af kalenderåret.
§4: Generalforsamling
Stk. 1: Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
Stk. 2: Mødeberettiget er alle foreningens medlemmer. Stemmeberettigede er alle foreningens medlemmer jf. §3, som har indbetalt kontingent senest 14 dage før afholdelse af ordinær generalforsamling. Umyndige medlemmer kan deltage, de er ikke stemmeberettiget og valgbare.
Stk. 3: Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af marts måned.
Stk. 4: Bestyrelsen indkalder medlemmerne til generalforsamlingen via opslag i Holme-Olstrup Kultur- og Forsamlingshus og Facebook samt på hjemmesiden med mindst 3 ugers varsel.
Stk. 5: Dagsorden for ordinær generalforsamling skal mindst omfatte:
- Valg af dirigent
- Formandens beretning for det foregående år
- Fremlæggelse af årets reviderede regnskab, budget og fastsættelse af kontingent
- Bestyrelsens meddelelse om anvendelse af overskud
- Indkomne forslag
- Valg til bestyrelsen
- Valg af 1 bilagskontrollant
- Eventuelt
Stk. 6: Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte. Beslutninger træffes med simpelt stemmeflertal, medmindre andet er bestemt i disse vedtægter.
Stk. 7: Kun fremmødte medlemmer har stemmeret. Skriftlig afstemning anvendes, når det begæres af blot en mødedeltager. Et medlem kan stille op til bestyrelsen ved afgiven fuldmangt til bestyrelsen.
Stk. 8: Forslag fra medlemmer og bestyrelse, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være bestyrelsen i hænde senest 10 dage før generalforsamling og meddelelse om indkomne forslag skal offentliggøres senest 4 dage før generalforsamlingen via Facebook, opslag i Holme-Olstrup Kultur- og Forsamlingshus samt på hjemmesiden.
Stk. 9: Der kan indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, såfremt et flertal i bestyrelsen ønsker dette eller efter skriftlig anmodning fra mindst 1/3 af medlemmerne, hvorefter bestyrelsen inden 14 dage efter anmodningen skal udsende indkaldelse med samme varsel, som ved den ordinære generalforsamling, indeholdende en dagsorden og redegørelse for de forhold, der skal behandles.
Stk. 10: Der skrives referat fra Generalforsamling som underskrives af Dirigent og Formand og er herefter et gyldigt dokument.
§5: Bestyrelsen
Stk. 1: Bestyrelsen består af Formand, Kasserer og 3-7 alm. Bestyrelsesmedlemmer (afhængigt af hvor mange der er på valg), samt indtil 2 suppleanter.
Stk. 2: Valg til bestyrelsen foregår blandt foreningens stemmeberettigede og myndige medlemmer på Generalforsamlingen.
Stk. 3: En person kan ikke besidde mere end en hovedpost, såsom Formand, Næstformand og Kasserer.
Stk. 4: Medlemmer af samme husstand familie må ikke begge besidde en hovedpost i bestyrelsen, såsom Formand/Næstformand/Kasserer.
Stk. 5: Medlemmer af Holme-Olstrup Kultur- og Forsamlingshus’ bestyrelse kan ikke være bestyrelsesmedlem i HOKS.
Stk. 6: Bestyrelsen vælges for en 2-årig periode, således at der på ulige år vælges Formand og 1-3 bestyrelsesmedlemmer og på lige år vælges Kasserer og 2-4 bestyrelsesmedlemmer. Genvalg kan finde sted.
Stk. 7: Suppleanter vælges for en 1-årig periode, genvalg kan finde sted. Hvis suppleanten indtræder i bestyrelsen, gælder det for det udtrædende medlems valgperiode.
Stk. 8: Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og konstituerer sig selv, samt udpeger en Næstformand. Senest 4 uger efter generalforsamling afholdes der bestyrelsesmøde og alle medlemmer informeres om bestyrelsens opbygning.
Stk. 9: Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er Formandens stemme udslagsgivende.
Stk. 10: Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 3 medlemmer er til stede.
Stk. 11: Bestyrelsen varetager foreningens daglige drift.
Stk. 12: Bestyrelsesmøder indkaldes og ledes af Formanden, indkaldelse sker efter behov. Bestyrelsesmøder skal indkaldes efter begæring af et medlem af bestyrelsen. Der føres protokol over de på møderne trufne beslutninger.
Stk. 13: Udebliver et bestyrelsesmedlem i valgperioden uden afbud fra 3 bestyrelsesmøder, kan vedkommende ekskluderes af bestyrelsen.
Stk. 14: Bestyrelseshvervet er ulønnet, dog kan udgifter afholdt i forbindelse med hvervet refunderes, kræver godkendelse af min. 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være enten Formanden eller Kassereren.
Stk. 15: Bestyrelsen kan nedsætte udvalg, og supplere sig med fornøden medhjælp og sagkyndig bistand.
§6: Økonomi, Regnskab og Revision
Stk. 1: Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Dog går første regnskabsår fra stiftelsesdato til 31.12.2022.
Stk. 2: Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen for budget samt regnskab.
Stk. 3: Foreningens regnskab og medlemsregister føres af kassereren.
Stk. 4: Regnskabet revideres forud for den Ordinære Generalforsamling af den på generalforsamlingen valgte bilagskontrollant.
§7: Fordeling af økonomiske midler
Stk. 1: Bestyrelsen udlodder økonomisk støtte til Holme-Olstrup Kultur- og Forsamlingshus efter endt regnskabsår, men før afholdelse af Ordinær Generalforsamling baseret på modtagne projektansøgninger til bevarelse af huset, samt i henhold til enhver tid gældende lovgivning.
Stk. 2: Bestyrelsen kan udlodde økonomisk forhåndsstøtte til Holme-Olstrup Kultur- og Forsamlingshus løbende, dog kun til projekter, der bevarer huset.
Stk. 3: Støtte og Donationer til øvrige lokale foreninger i Holme-Olstrup besluttes og fastsættes af bestyrelsen efter behov, dog max 5 % af overskud, der afsættes til udlodning.
§8: Tegningsret og hæftelse
Stk. 1: Foreningen tegnes af Formanden.
Stk. 2: Dispositioner over 10.000 kr. kræver underskrift af Formand og Kasserer. Ved dispositioner af videregående karakter, som eksempelvis optagelse af lån tegnes foreningen af hele bestyrelsen.
Stk. 3: Medlemmerne hæfter alene for foreningens forpligtelser med det til foreningen indbetalte kontingent.
Stk. 4: Foreningen hæfter alene med den til enhver tid gældende formue.
Stk. 5: Bestyrelsen hæfter ikke personligt for så vidt de har handlet inden for rammene af foreningens vedtægter eller den almindelige lovgivning.
§9: Eksklusion
Stk. 1: Hvis et medlem af foreningen overtræder foreningens vedtægter, retningslinjer eller på anden måde søger at være til skade for foreningen, kan medlemmet ekskluderes af bestyrelsen.
Stk. 2: Medlemmet skal modtage en skriftlig og begrundet advarsel med frist på 10 dage til at rette op på det anfægtede forhold. Eksklusion af et medlem skal ske skriftligt.
Stk. 3: Et ekskluderet medlem kan kræve afgørelsen forelagt på førstkommende ordinære generalforsamling, hvor der med simpelt flertal træffes endelig afgørelse. Indbringelse af en eksklusion på en generalforsamling har ikke opsættende virkning.
§10: Vedtægtsændringer
Stk. 1: Foreningens vedtægter kan ændres med 2/3 flertal af de fremmødte på en generalforsamling.
Stk. 2: Foreningens vedtægter og vedtægtsændringer træder i kraft straks efter vedtagelse.
§11: Opløsning
Stk. 1: Opløsning af foreningen kan finde sted efter reglerne om vedtægtsændringer.
Stk. 2: Foreningens formue og aktiver skal i tilfælde af opløsning tilfalde Holme-Olstrup Kultur- og Forsamlingshus med det formål at bevare Holme-Olstrup Kultur- og Forsamlingshus.
Stk. 3: Denne paragraf kan ikke ophæves hverken på Ordinær eller ekstraordinær Generalforsamling.
Vedtaget på ekstraordinær generalforsamling den 31.05.2022