VEDTÆGTER

Vedtægter for Holme-Olstrup’s Kulturelle Støtteforening (HOKS)

§1: Navn og Hjemsted

Stk. 1: Foreningens navn er Holme-Olstrup’s Kulturelle Støtteforening, forkortet HOKS.

Stk. 2: Foreningen er en ikke erhvervsdrivende forening. Den har hjemsted på Formandens adresse.

§2: Formål

Stk. 1: Foreningens primære formål er via sociale og fællesskabsgivende aktiviteter, at indsamle økonomiske midler til brug for bevarelse og vedligeholdelse af Holme-Olstrup’s Forsamlingshus.

§3: Medlemskab

Stk. 1: Enhver person kan optages som medlem af foreningen. Medlemskab er personligt.

Stk. 2: Anmodning om optagelse i foreningen sker ved kontakt til foreningens bestyrelse.

Stk. 3: Optagelse i foreningen træder i kraft efter betaling af kontingent og giver stemmeret på generalforsamling (én stemme per medlem).

Stk. 4: Medlemskab følger kalenderåret, og udløber automatisk ved udgang af kalenderåret.

§4: Kontingent

Stk. 1: Kontingentstørrelse fastsættes af bestyrelsen.

Stk. 2: Kontingentet opkræves årligt ved kalenderårets start eller løbende ved indmeldelse.

§5: Aktiviteter

Stk. 1: Bestyrelsen nedsætter/nedlægger aktivitetsudvalg løbende efter behov

Stk. 2: Hvert aktivitetsudvalg skal have en aktivitetsleder, som hovedregel er en repræsentant fra Bestyrelsen. Bestyrelsen kan dog udpege et menigt medlem som aktivitetsleder.

Stk. 3: Aktivitetslederen er ansvarlig for udarbejdelse af aktivitetsreglement.

Stk. 4: Udgiftsposter i aktivitetsudvalg skal godkendes af Formanden eller Kassereren.

Stk. 5: Aktiviteter er som hovedregel kun for medlemmer, dog kan pårørende deltage ved udvalgte aktiviteter.

§6: Generalforsamling

Stk. 1: Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

Stk. 2: Mødeberettiget er alle foreningens medlemmer. Stemmeberettigede er alle foreningens medlemmer, som har været indmeldt før indkaldelse til generalforsamling. Umyndige medlemmer kan deltage, de er ikke stemmeberettiget og valgbare.

Stk. 3: Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af Marts måned.

Stk. 4: Bestyrelsen indkalder medlemmerne til generalforsamlingen via opslag i Holme-Olstrup Forsamlingshus og Facebook med mindst 4 ugers varsel.

Stk. 5: Dagsorden for ordinær generalforsamling skal mindst omfatte:

  1. Valg af dirigent
  2. Valg af referent
  3. Bestyrelsens beretning for det foregående år
  4. Forelæggelse af årets reviderede regnskab
  5. Bestyrelsens meddelelse om anvendelse af overskud
  6. Indkomne forslag
  7. Valg til bestyrelsen
  8. Valg af 1 bilagskontrollant
  9. Eventuelt

Stk. 6: Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte. Beslutninger træffes med simpelt stemmeflertal, medmindre andet er bestemt i disse vedtægter.

Stk. 7: Kun fremmødte medlemmer har stemmeret. Skriftlig afstemning anvendes, når det begæres af blot en mødedeltager. Hvert medlem må deltage med to personer, men har kun en stemme.

Stk. 8: Forslag fra medlemmer og bestyrelse, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være bestyrelsen i hænde senest 10 dage før generalforsamling og meddelelse om indkomne forslag skal udsendes til medlemmerne senest 4 dage før generalforsamlingen.

Stk. 9: Der kan indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, såfremt et flertal i bestyrelsen ønsker dette eller efter skriftlig anmodning fra mindst 1/3 af medlemmerne, hvorefter bestyrelsen inden 14 dage efter anmodningen skal udsende indkaldelse med samme varsel, som ved den ordinære generalforsamling, indeholdende en dagsorden og redegørelse for de forhold, der skal behandles.

Stk. 10: Der skrives referat fra Generalforsamling som underskrives af Dirigent og Formand og er herefter et gyldigt dokument.

§7: Bestyrelsen

Stk. 1: Bestyrelsen består af Formand, Kasserer og 3-7 alm. Bestyrelsesmedlemmer (afhængigt af hvor mange der er på valg), samt indtil 2 suppleanter.

Stk. 2: Valg til bestyrelsen foregår blandt foreningens stemmeberettigede og myndige medlemmer på Generalforsamlingen.

Stk. 3: En person kan ikke besidde mere end en hovedpost, såsom Formand, Næstformand og Kasserer.

Stk. 4: Medlemmer af samme husstand familie må ikke begge besidde en hovedpost i bestyrelsen, såsom Formand/Næstformand/Kasserer.

Stk. 5: Medlemmer af Holme-Olstrup’s Forsamlingshus’ bestyrelse kan ikke være bestyrelsesmedlem i HOKS.

Stk. 6: Bestyrelsen vælges for en 2-årig periode, således at der på ulige år vælges Formand og 1-3 bestyrelsesmedlemmer og på lige år vælges Kasserer og 2-4 bestyrelsesmedlemmer. Genvalg kan finde sted.

Stk. 7: Suppleanter vælges for en 1-årig periode, genvalg kan finde sted. Hvis suppleanten indtræder i bestyrelsen, gælder det for det udtrædende medlems valgperiode.

Stk. 8: Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og konstituerer sig selv, samt udpeger en Næstformand. Senest 4 uger efter generalforsamling afholdes der bestyrelsesmøde og alle medlemmer informeres om bestyrelsens opbygning.

Stk. 9: Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er Formandens stemme udslagsgivende.

Stk. 10: Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 3 medlemmer er til stede.

Stk. 11: Bestyrelsen varetager foreningens daglige drift.

Stk. 12: Bestyrelsesmøder indkaldes og ledes af Formanden, indkaldelse sker efter behov. Bestyrelsesmøder skal indkaldes efter begæring af et medlem af bestyrelsen. Der føres protokol over de på møderne trufne beslutninger.

Stk. 13: Udebliver et bestyrelsesmedlem i valgperioden uden afbud fra 3 bestyrelsesmøder, kan vedkommende ekskluderes af bestyrelsen.

Stk. 14: Bestyrelseshvervet er ulønnet, dog kan udgifter afholdt i forbindelse med hvervet refunderes, kræver godkendelse af min. 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være enten Formanden eller Kassereren.

Stk. 15: Bestyrelsen kan nedsætte udvalg, og supplere sig med fornøden medhjælp og sagkyndig bistand.

§8: Økonomi, Regnskab og Revision

Stk. 1: Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Dog går første regnskabsår fra stiftelsesdato til 31.12.2022.

Stk. 2: Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen for budget samt regnskab.

Stk. 3: Foreningens regnskab og medlemsregister føres af kassereren.

Stk. 4: Regnskabet revideres forud for den Ordinære Generalforsamling af den på generalforsamlingen valgte bilagskontrollant.

§9: Fordeling af økonomiske midler

Stk. 1: Bestyrelsen fastsætter endelig størrelse af økonomisk støtte til Holme-Olstrup’s Forsamlingshus efter endt regnskabsår, men før afholdelse af Ordinær Generalforsamling.

Stk. 2: Bestyrelsen kan udlodde økonomisk forhånds-støtte til Holme-Olstrup’s Forsamlingshus løbende.

Stk. 3: Støtte og Donationer til øvrige lokale foreninger i Holme-Olstrup besluttes og fastsættes af bestyrelsen efter behov.

§10: Tegningsret og hæftelse

Stk. 1: Foreningen tegnes af Formanden.

Stk. 2: Dispositioner over 10.000 kr. kræver underskrift af Formand og Kasserer. Ved dispositioner af videregående karakter, som eksempelvis optagelse af lån tegnes foreningen af hele bestyrelsen.

Stk. 3: Medlemmerne hæfter alene for foreningens forpligtelser med det til foreningen indbetalte kontingent.

Stk. 4: Foreningen hæfter alene med den til enhver tid gældende formue.

Stk. 5: Bestyrelsen hæfter ikke personligt for så vidt de har handlet inden for rammene af foreningens vedtægter eller den almindelige lovgivning.

§11: Eksklusion

Stk. 1: Et medlem, der har forfalden gæld til foreningen eller overtræder foreningens vedtægter eller retningslinjer, kan ekskluderes af bestyrelsen.

Stk. 2: Medlemmet skal modtage en skriftlig og begrundet advarsel med frist på 10 dage til at rette op på det anfægtede forhold. Eksklusion af et medlem skal ske skriftligt.

Stk. 3: Et ekskluderet medlem kan kræve afgørelsen forelagt på førstkommende ordinære generalforsamling, hvor der med simpelt flertal træffes endelig afgørelse. Indbringelse af en eksklusion på en generalforsamling har ikke opsættende virkning.

§12: Vedtægtsændringer

Stk. 1: Foreningens vedtægter kan ændres med 2/3 flertal af de fremmødte på en generalforsamling, hvor ændringsforslaget fremgår af dagsordenen.

Stk. 2: Foreningens vedtægter og vedtægtsændringerne træder i kraft straks efter vedtagelse.

§13: Opløsning

Stk. 1: Opløsning af foreningen kan finde sted efter reglerne om vedtægtsændringer.

Stk. 2: Foreningens formue og aktiver skal i tilfælde af opløsning tilfalde Holme-Olstrup Forsamlingshus med det formål at bevare Holme-Olstrup’s Forsamlingshus.

Stk. 3: Denne paragraf kan ikke ophæves hverken på Ordinær eller ekstraordinær Generalforsamling.

Vedtaget på stiftende generalforsamling den 18.08.2021